Seit Beginn der Corona-Pandemie arbeiten immer mehr Angestellte zumindest zeitweise im Home-Office – Tendenz steigend. Wer von zu Hause aus arbeitet, spart nicht nur beim Arbeitsweg: Auch bei der jährlichen Steuererklärung kann sich das Heim-Büro lohnen. Die Aufwendungen lassen sich als Werbungskosten absetzen. Ob und in welcher Höhe das Finanzamt die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer anerkennt, hängt von verschiedenen Voraussetzungen ab.
Was zeichnet ein häusliches Arbeitszimmer aus?
Der Begriff des häuslichen Arbeitszimmers ist klar definiert. Es handelt sich dabei um einen Raum im Haus oder in der Wohnung des Steuerpflichtigen („häusliche Sphäre“). Dieser Raum ist bedingt durch Funktion und Ausstattung auf die betriebliche oder berufliche Nutzung ausgelegt. Die Rechtsprechung geht hierbei von mindestens 90 Prozent aus. Die restlichen 10 Prozent, die das Finanzamt dem Steuerpflichtigen für die private Nutzung zugesteht, dürfen keinesfalls überschritten werden.
Als „berufliche Nutzung“ gelten in erster Linie Bürotätigkeiten. Diese können schriftliche oder verwaltungsorganisatorische Aufgaben, aber auch künstlerische Arbeiten umfassen.
Entscheidend für die steuerliche Anerkennung des Home-Office ist weiterhin, dass der Raum nicht für den Publikumsverkehr oder die Beschäftigung von fremden Arbeitnehmern vorgesehen ist. Außerdem muss er durch eine Tür von den übrigen Zimmern des Hauses bzw. der Wohnung getrennt sein. Wichtig: Es darf sich nicht um ein Durchgangszimmer handeln. Die Arbeitsecke im Schlafzimmer oder im Flur, selbst wenn sie durch einen Vorhang abgetrennt ist, lässt das Finanzamt nicht als Arbeitszimmer durchgehen.
Auch bei der Einrichtung des Arbeitszimmers legt das Finanzamt strenge Maßstäbe an. Hier ist nur erlaubt, was zur Erledigung der beruflichen Tätigkeit notwendig ist, zum Beispiel ein Schreibtisch nebst Rollcontainer sowie Regale für die Aktenordner. Ein Gästebett oder Schlafsofa sind als Mobiliar tabu. Sie legen eine private Nutzung nahe, womit eine steuerliche Anerkennung hinfällig wäre.
Wer kann das Arbeitszimmer steuerlich absetzen?
Das Finanzamt macht die steuerliche Anerkennung des häuslichen Arbeitszimmers daran fest, in welchem Maße es den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt.
Wer seinem Job ausschließlich im Home-Office erledigt, kann die tatsächlichen Aufwendungen in unbegrenzter Höhe ansetzen. Das gilt zum Beispiel für Angestellte und Selbstständige, die nur von zu Hause aus arbeiten. Das trifft zum Beispiel auf angestellte und freiberufliche Werbetexter, Journalisten oder Architekten zu.
Angestellte oder Selbstständige, die zeitweise in den eigenen vier Wänden arbeiten müssen, können ihre Aufwendungen anteilig absetzen. Die Höchstgrenze liegt bei 1.250 Euro. Typische Beispiele hierfür sind Lehrer, Außendienstler oder Versicherungsmakler. Der Schwerpunkt ihrer beruflichen Tätigkeit liegt in der Schule, bzw. beim Kunden, Unterrichtsvorbereitung oder Angebotserstellung finden aber daheim statt. Achtung: Die 1.250 Euro sind kein Pauschbetrag, sondern ein Höchstbetrag. Die Belege für die entstandenen Kosten müssen mit der Steuerklärung als Nachweise eingereicht werden.
Sonderfall Aus- und Fortbildung
Wird das häusliche Arbeitszimmer während Arbeitslosigkeit oder Elternzeit für eine Aus- oder Fortbildung genutzt, kann man den Fiskus an den Kosten für das Heim-Büro beteiligen. Der Haken daran: Das Finanzamt erkennt die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer nur in dem Umfang an, wie er bei der angestrebten beruflichen Tätigkeit der Fall wäre. Wer nach erfolgreich absolvierter Aus- oder Weiterbildung einen Job antritt, der ausschließlich oder zum größten Teil im häuslichen Arbeitszimmer stattfindet, kann die Ausgaben steuerlich geltend machen. Findet die zukünftige Tätigkeit im Betrieb des Arbeitgebers statt, ist das Home-Office nicht steuerlich absetzbar.
Home-Office wegen Corona absetzen
Ob mit oder ohne ausdrückliche Anweisung des Arbeitgebers: Wer wegen der Corona-Pandemie ins häusliche Arbeitszimmer ausweichen musste, kann davon in den Steuerjahren 2020 und 2021 (Zeitraum: 1.3. 2020 bis 31.12.2021) profitieren. War das Home-Office bei einer 5-Tage-Woche an mindestens 2 Tagen Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit, ist ein beschränkter Werbungskostenabzug von bis zu 1.250 Euro möglich. Wurde an 3 von 5 Tagen von zu Hause aus gearbeitet, können die Aufwendungen sogar vollständig von der Steuer abgesetzt werden.
Aus Gründen des Infektionsschutzes hat der Arbeitgeber Home-Office angeordnet, doch daheim gibt es kein Arbeitszimmer? In so einem Fall können Steuerpflichtige für die Jahre 2020 und 2021 zumindest auf die sogenannte „Homeoffice-Pauschale“ zurückgreifen. Pro Tag im heimischen Büro sieht der Gesetzgeber 5 Euro vor, maximal jedoch 600 Euro. Belege über die angefallenen Aufwendungen sind nicht notwendig, wohl aber ein Nachweis, an welchen Tagen tatsächlich zu Hause gearbeitet wurde. Die meisten Unternehmen stellen entsprechende Auflistungen zur Verfügung.
Kosten fürs häusliche Arbeitszimmer: Welche Kosten sind steuerlich absetzbar?
Unabhängig davon, ob sich der Berufsalltag komplett oder nur zeitweise im häuslichen Büro abspielt, erkennt das Finanzamt eine Vielzahl an Kosten anteilig an. Dies sind:
– Miete
– Finanzierungsraten und -zinsen für Haus oder Eigentumswohnung
– Strom-, Wasser- und Heizkosten
– Treppenhausreinigung und Hausmeisterdienst
– Heizungswartung
– Reparaturkosten
– Versicherungsbeiträge (z.B. Gebäude-, Hausrat- oder Rechtschutzversicherung)
– Grundsteuer
– Renovierungskosten
– Ausstattung des Raums, z.B. Tapeten, Gardinen, Fußbodenbeläge, Lampen
Fallen diese Ausgaben ausschließlich für das Home-Office an, sind sie vollumfänglich als Werbungskosten absetzbar. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn das Arbeitszimmer einen neuen Anstrich oder Fußboden erhält. Wird das Büro im Zuge einer groß angelegten Renovierungsaktion des gesamten Hauses bzw. der Wohnung mit aufgehübscht, berechnet das Finanzamt die Kosten anteilig zum Verhältnis des Arbeitszimmers zur restlichen Wohnfläche.
Kosten für Arbeitsmittel steuerlich absetzen
Auch an den Kosten für die Einrichtung des Arbeitszimmers beteiligt sich das Finanzamt. Dies betrifft zum Beispiel die Anschaffung eines Schreibtisches, Bürostuhls, Rollcontainers oder Regel. Die Kosten für einen Computer sind ebenfalls als Werbungskosten steuerlich absetzbar. Übrigens: Diese Aufwendungen sollte man auch in der Steuererklärung aufführen, wenn man kein Arbeitszimmer besitzt. Dem Finanzamt ist es egal, wo die Arbeitsmittel zum Einsatz kommen – wichtig ist nur, dass sie in erster Linie beruflich genutzt werden. Auch Luxusgegenstände sind von dieser Regelung ausgenommen.
Einrichtungsgegenstände, die nicht mehr als 800 Euro (netto) kosten, können im Jahr der Anschaffung komplett abgesetzt werden. War zum Beispiel der Schreibtisch teurer als 800 Euro, muss die Ausgabe über mehrere Jahre anteilig abgeschrieben werden.
Gut zu wissen: Seit 2021 gilt für Computerhardware und Software eine neue Regelung. Diese Büro-Einrichtungsgegenstände dürfen im Jahr der Anschaffung komplett als Werbungskosten geltend gemacht werden – auch wenn sie mehr als 800 Euro gekostet haben. Die Abschreibung über mehrere Jahre entfällt, da für diese Gegenstände eine einjährige Nutzungsdauer gilt.
Was gilt, wenn mehrere Personen das Arbeitszimmer nutzen?
Nur selten stehen in einem Haushalt mehrere Arbeitszimmer zur Verfügung. Paare, die das Heim-Büro gemeinsam nutzen, können ihre Aufwendungen unabhängig voneinander von der Steuer absetzen. Wie sich beide die Zeit im Arbeitszimmer einteilen, ist für das Finanzamt erst einmal unerheblich. Wichtig ist vielmehr, dass beide ihren Job im häuslichen Büro ausüben können.
Während beide Partner den Höchstbetrag von 1.250 Euro separat ansetzen können, werden andere Aufwendungen anteilig berechnet. Das gilt zum Beispiel für die Miete oder Versicherungen. Hierbei kommt es auch darauf an, wer von beiden die Kosten tatsächlich trägt.
Fazit: Möglichkeiten ausschöpfen
Die Steuererklärung eröffnet eine attraktive Möglichkeit, Vater Staat an den Kosten für das häusliche Arbeitszimmer zu beteiligen – egal, ob es den alleinigen Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt oder als Alternativ-Arbeitsplatz dient. Stimmen die Voraussetzungen, sind bis zu 1.250 Euro oder sämtliche tatsächlich entstandenen Aufwendungen von der Steuer absetzbar. Entscheidend ist, dass die gesetzlichen Vorgaben zur Beschaffenheit des Arbeitszimmers passen und es zu 90 Prozent für berufliche Zwecke genutzt wird. Wer häufiger von zu Hause aus arbeitet und ein Zimmer übrig hat, sollte die Umgestaltung zum Heim-Büro erwägen.
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